ABB Schweden nutzt Projectplace als Social Plattform und Krisenkommunikationszentrale

„Wir nutzen Projectplace auf PCs, Macs, Tablets und Smartphones über Apps und das normale Web-Interface“, erzählt Mats Granström. „So ist sichergestellt, dass das Krisenteam praktisch zusammengehalten wird und alle Beteiligten die für die Problemlösung benötigten Informationen erhalten.“

Paff! Da ist das Netz zusammengebrochen. Jeder weiß, wie schnell sich die Frustration in einer Organisation breit macht, wenn es Probleme mit den IT-Systemen gibt.

Und erst recht, welche Werte dabei auf dem Spiel stehen. Für ABB ist es überlebenswichtig, Störungen in der IT so schnell wie nur irgend möglich in den Griff zu bekommen.

„Wenn ein wichtiges IS/IT-System nicht funktioniert, kann das zu Produktionsausfällen im Wert von Hunderttausenden Euro führen“, sagt Mats Granström, IS Information Manager im CIO Office von ABB Schweden in Västerås.

Eines der größten Unternehmen Schwedens – mit geschäftskritischen IT-Systemen

Der schwedische Zweig von ABB ist ein führender Anbieter von Produkten und Systemen für die Energieübertragung sowie für die Prozess- und Industrieautomation. Die wichtigsten Standorte sind Västerås mit rund 4.200 Beschäftigten und Ludvika mit rund 2.700 Beschäftigten. Darüber hinaus unterhält man etwa 10 weitere Produktionsstandorte.

Mats Granström und seine Kollegen sind für die IS/IT sämtlicher ABB-Standorte in Schweden zuständig. Wie heutzutage üblich, hat man sich für das Outsourcing von Entwicklung und Betrieb entschieden, was dazu führt, dass eine Vielzahl von Partnern jeweils Teilverantwortung für den Betrieb mehrerer unterschiedlicher Systeme tragen.

„Zu diesem potenziellen Problem kommt noch hinzu, dass uns eine Krisenkommunikation, die im Intranet liegt, nichts nützt, wenn unser eigenes internes Netz ausfällt“, bemerkt Mats Granström.

Kommunikation und Zusammenarbeit in Krisensituationen

Neben anderem hat dies ABB dazu bewogen, sein Tool ABB IWP (ABB Incident Work Place) in Projectplace aufzubauen. IWP hat den Zweck, eine gemeinsame Arbeitsoberfläche oder Aktionsplattform für alle darzustellen, die an der Bewältigung eines Vorfalls beteiligt sind.

„Bei der Entwicklung von IWP gab es zwei alles überragende Leitbegriffe“, erklärt Mats Granström.

„Zum einen Security. Die Informationen, die durch IWP an die verschiedenen Stakeholder fließen, sind interne Daten von ABB, die keinesfalls an jemanden außerhalb des an der Bearbeitung des jeweiligen Vorfalls beteiligten Teams gelangen dürfen. Zum anderen Simplicity. Das Krisenteam besteht aus etwa 10 Personen, und mit externen Teilnehmern, wie Berater und Spezialisten, können bei größeren Vorfällen mehr als 30 Personen IWP nutzen. Deshalb muss es einfach in der Anwendung sein.“

Das Anforderungsprofil: Einfach in der Anwendung – und zugleich leistungsfähig und Social

Gleichzeitig muss das Tool so leistungsfähig sein, dass sich die zur Bewältigung des Vorfalls erforderlichen Arbeiten damit ohne weiteres effektiv koordinieren und durchführen lassen.

„Wir haben das gelöst, indem wir Projectplace als Basis gewählt haben, wobei unser IWP als übergeordnete Vorlage dient, bei der jeder Vorfall als ein eigenes Projekt behandelt wird“, erläutert Mats Granström.

„Zu Beginn eines Vorfalls rufen wir alle Experten, Mitarbeiter und Berater zusammen, die unserer Meinung nach für die Lösung des Problems benötigt werden. Anfangs zeigen wir nur einen Teil all der Funktionen, die uns bei Projectplace zur Verfügung stehen. Dadurch ist die ,Einstiegsschwelle‘ sehr niedrig.“

„Wenn etwas vorgefallen ist, ist es zunächst am wichtigsten zu kommunizieren und Informationen zu teilen, innerhalb des Krisenteams und darüber hinaus“, meint Mats Granström.

„Über Projectplace teilen wir die Dokumente, die benötigt werden, von den Logdateien der Systeme über PPT-Präsentationen und Telefonlisten bis hin zu Handbüchern.“

Projectplace ermöglicht Zusammenarbeit auch bei Ausfall der IT-Systeme

Ein wichtiger Grund für ABB, sein Tool IWP auf Projectplace aufzubauen, ist, dass diese Lösung von der normalen ABB-Infrastruktur unabhängig ist. Denn schließlich könnte letztere ja unter Umständen für die betreffende Krise verantwortlich sein.

„Wir nutzen Projectplace auf PCs, Macs, Tablets und Smartphones über Apps und das normale Web-Interface“, erzählt Mats Granström. „So ist sichergestellt, dass das Krisenteam praktisch zusammengehalten wird und alle Beteiligten die für die Problemlösung benötigten Informationen erhalten.“

Mats Granström und sein Team haben sich auch andere Lösungen angesehen, aber die wichtigsten Anforderungen – Security und Simplicity – gaben den Ausschlag zugunsten von Projectplace.

„Es ist schwierig für uns, eine ROI-Berechnung zu erstellen, da jeder Vorfall anders ist. Eines jedoch wissen wir: Je schneller sich ein Problem in den Griff bekommen lässt, desto weniger Geld verliert ABB durch Produktionsausfälle. Deshalb ist diese Lösung so wichtig“, schließt Mats Granström.