Bayerische Forschungsallianz GmbH

„Wenn die Projektmanager dahinter stehen, ist Projectplace ein sehr effizientes Tool.
Wir sind davon sehr überzeugt.“
Dr. Thomas Ammerl, BayFOR

Das Unternehmen

Forschung und Wissenschaft im na- tionalen und internationalen Kontext

Die Förderung des Wissenschafts- und In- novationsstandorts Bayern im Forschungs- raum Europa ist die erklärte Aufgabe der Bayerischen Forschungsallianz GmbH, kurz BayFOR. Als gemeinnützige Gesellschaft wird sie getragen von den Vereinen Univer- sität Bayern und Hochschule Bayern und ist mit zwei Standorten in München und Brüs- sel präsent. Neben der Koordination der Bayerischen Forschungsverbünde und den internationalen Kooperationen mit den kanadischen Provinzen Québec und Alberta ist die Unterstützung in europäischen Pro- grammen ein wesentlicher Geschäftsbe- reich der BayFOR. Die wissenschaftlichen Referenten der Gesellschaft bieten dabei nicht nur Informationen und Beratung zu Förderprogrammen an, sondern unter- stützen aktiv die Antragsentwicklung, die Vertragsverhandlungen mit der EU-Kommis- sion und schließlich auch das Projektman- agement.

Die Anforderung

Zusammenführung der Kommunikation

Die Internationalität der von der BayFOR betreuten Projekte erschöpft sich nicht allein in der Förderung durch die EU, son- dern bedeutet vor allem die länderüber- greifende Kooperation hochkarätiger Institutionen in Forschung und Entwick- lung. Im Umweltprojekt CLIMB („Climate Induced Changes on the Hydrology of Mediterranean Basins“), einem Projekt des 7. EU-Forschungsrahmenprogramms, untersuchen neunzehn Partnerinstitutionen aus neun Ländern den Klimawandel im Mittelmeer und die Auswirkungen auf Was- ser- und Sicherheitsaspekte, während im Projekt WINALP („Waldinformationssystem Nordalpen“) des Programms „Europäisch Territoriale Zusammenarbeit“ sechs Partner aus Deutschland und Österreich zusam- men forschen. Die (außer-)europäischen Partner aus der Wissenschaft, von kleinen und mittleren Unternehmen oder sonstigen projektrelevanten Einrichtungen gilt es für die BayFOR so zu koordinieren, dass ein EU-Antrag erfolgreich entwickelt und frist- gerecht eingereicht wird und auch das Pro- jekt anschließend professionell durchgeführt wird.

„Per E-Mail gestaltete sich die Kommunika- tion leider als ziemlich schwierig“, erzählt Tania Walter, als Projektmanagerin für WINALP zuständig. Allein die Absprache und Terminierung von Koordinationstreffen war kompliziert, und die Erreichbarkeit der Partner über verschiedene Zeitzonen ließ auch zu wünschen übrig. Vor allem wenn Dokumente im Spiel waren, wurden die Schwachstellen in der E-Mail-Kommunika- tion offenbar: Es gab verstopfte Postfächer, keine zentralen Ablagen, Antworten blieben aus, Externe hatten keinen Zugriff, und die aktuelle Version eines Dokuments war für den einzelnen nicht immer zuordenbar – verschiedene Fassungen zirkulierten und auch ältere wurden bearbeitet. Neue Aufga- ben wurden bei Treffen nicht systematisch festgehalten, sondern oft nur persönlich notiert. „Später fühlte sich für die Bearbei- tung niemand  verantwortlich.“ Die Folgen waren Zeitverlust für den Projektmanager und im administrativen Projektablauf, fehlerhafte Dokumente oder auch Konflikte zwischen den Teilnehmern, etwa wenn bereits geleistete Arbeiten irrtümlich nochmals eingefordert wurden. Um die Projektarbeit effektiver zu machen, suchte die BayFOR die Unterstützung einer Projekt- software. „Jeder arbeitete und kommuni- zierte in seiner separaten Arbeitsumgebung, ohne direkte Verknüpfung zu den anderen Projektteilnehmern. Diese Trennung wollten wir mit einem übergreifenden Programm aufheben“, sagt Dr. Thomas Ammerl, als Projektmanager zuständig für CLIMB.

Die Lösung

Ein gemeinsamer Projektraum

Bei der Recherche nach geeigneten Produkten wurde die BayFOR auf Project- place aufmerksam. Die Software bestand die Prüfung und wurde eingeführt. Als web- basierte Lösung erfüllte sie die Grundbedin- gung. „Wegen des internationalen Charak- ters unserer Projekte muss das zeitlich und örtlich unabhängige Arbeiten möglich sein, die Informationen müssen jederzeit zur Verfügung stehen“, erklärt Tania Walter die Anforderung.

Die Projektmanager nutzen Projectplace für das Daten- und Informationsmanagement und die Kommunikation sowohl in der Pro- jektentwicklung von Anträgen für Forschun- gsprojekte als auch für das anschließende Projektmanagement. Für die Entwicklung von CLIMB etwa wurden zunächst in einer „Partnerübersicht“ alle Beteiligten samt Kontaktdaten aufgenommen und damit visualisiert. „So haben wir die Kooperations- Partner miteinander vertraut gemacht.“ Die notwendigen Dokumente wurden ebenso bereitgestellt wie die Informationen zu al- len relevanten Inhalten für die Antragsent- wicklung, wie Stakeholder oder EU-Policy. Bearbeitet wurden die Dateien auch direkt über Projectplace. „Damit war sichergestellt, dass jeder Zugriff auf dieselben Dokumente hatte und stets die aktuelle Version genutzt wurde.“ Eine „Offene-Punkte-Liste“ und
die Zuordnung von Aufgaben zu Personen stellten sicher, dass jeder Beteiligte wusste, was er zu tun hatte. „Uns war auch wichtig, dass die Partner jederzeit über den Stand des Projekts, den zeitlichen Ablauf und die anstehenden Entscheidungspunkte informi- ert waren, und sich nicht wie zuvor erst kurz vor einem Treffen damit auseinander- setzten.“
Für den Einsatz im Projektmanagement sind für Tania Walter und Dr. Thomas Am- merl neben der Dokumentenablage und dem Informationsmanagement vor allem die Kommunikationsfunktionen von Projectplace wichtig. Im Projekt WINALP beispielsweise wurden Terminabsprachen einfach über die Terminfindung getroffen: Jeder Teilnehmer markierte die für ihn möglichen Termine, und Projectplace ermittelte automatisch den für alle geeignetsten. Treffen wurden auch per Online-Meeting durchgeführt. „Man musste sich natürlich zuerst daran gewöhnen, aber dann erwies es sich schnell als vorteilhaft“, sagt Tania Walter. Auch Dokumente konnten online gemeinsam bearbeitet werden, und die Beteiligten sparten Reise und Zeit.

Zur Vor- und Nachbearbeitung von Be- sprechungen oder Veranstaltungen wurden präzise Offene-Punkte-Listen geführt samt eindeutiger Zuweisung von Verantwortlich- keiten und Fristen, und der Projektstatus ließ sich regelmäßig schnell überprüfen und anpassen. „Für uns ein sehr effizientes Tool“, sagt Dr. Thomas Ammerl. Der Projekt- manager betont auch die Bedeutung der Nutzer. „Das Werkzeug ist nur so gut, inwie- weit es von den Nutzern akzeptiert wird.“ Grundvoraussetzung sei die Identifikation der Teilnehmer mit dem Projekt. Aber auch in diesem Fall stießen die Projektmanager immer wieder auf Vorbehalte, sei es durch eingeschliffene, intransparente und individu- elle Arbeitsweisen oder generationenabhän- gige Skepsis gegenüber digitaler Technik.

„Hier ist die Rolle der Projektmanager ent- scheidend, sie müssen dahinter stehen und die Anwendung konsequent etablieren“, erklärt Thomas Ammerl. Dabei half der BayFOR die einfache Bedienbarkeit. Am Ende waren selbst die Skeptiker überzeugt von Projectplace. Das sprach sich sogar herum. „Die Projektteilnehmer wurden von ihren Kollegen in den Einrichtungen auf die Software angesprochen und um Rat gebeten.“ Für die BayFOR hat sich die Effektivität der Lösung längst erwiesen. Sie wird demnächst für weitere Projekte eingesetzt, so etwa in CLIWASEC, einem interdisziplinären Cluster der Europäischen Kommission. Darin erforschen 44 Institutionen aus 19 Ländern den Klimawandel im Mittelmeerraum mit seinen Auswirkungen auf Wasser- und Sicherheitsaspekte.