DPD GeoPost (Deutschland) GmbH

Mehr als eine Datenablage Transparentes Protokoll des Projektfortschritts

„Projectplace hat Transparenz und damit Effektivität in unser Projekt gebracht für uns ein handfester Nutzen.“
Lothar Preis, DPD GeoPost Service GmbH

Das Unternehmen

Pakete für Geschäftskunden

Mit rund 7.500 Mitarbeitern in 75 Niederlas- sungen ist DPD Marktführer im Bereich des B2B-Paketversands. Als „Deutscher Paket Dienst“ 1976 von achtzehn mittelständis- chen Speditionsunternehmen gegründet, steht DPD mittlerweile für „Dynamic Parcel Distribution“ und ist Teil eines internationalen Netzwerks: DPD Mehrheitsgesellschafter ist seit 2001 GeoPost, eine Tochtergesellschaft der französischen La Poste. Nach dem Einstieg von GeoPost blieb die dezentrale Struktur des Unternehmens in Deutschland zunächst erhalten. Dies betraf auch den Bereich Finance. So existierten noch aus der Ursprungszeit verschiedene, eigenständige Abrechnungssysteme. „Alle mussten zwar dieselben Posten abrechnen – den Paketransport mit seinen Nebenleistungen
– aber jeder machte es auf seine Weise“, erklärt Prokurist Lothar Preis.

Die Anforderung

Eine internetbasierte Datenablage

Mit den verschiedenen Systemen war eine Effizienzsteigerung nur schwer möglich, mit eigenen Programmen, eigener Hardware und individuellen Prozessen banden sie Ressourcen und kosteten Geld. Lothar Preis wurde mit der Umstellung auf eine einheit- liche Software betraut. Das bedeutete für ihn auch, die Mitarbeit der verschiedenen Zweigstellen und externen Berater vor Ort zu koordinieren. Über eine zentrale Daten- ablage sollten relevante Dokumente zur Verfügung gestellt werden und die Offene- Punkte-Liste einsehbar sein und geführt werden. Erste Versuche mit einem eigenen Server samt VPN-Zugang verliefen jedoch nicht optimal. „Es gelang nicht, die externen Partner zuverlässig einzubinden. Meist verhinderten Firewalls die Verbindung zum Server“, erklärt Lothar Preis das Problem. Der Prokurist probierte daraufhin die Projektsoftware eines namhaften Unternehmens. „Als Werkzeug war sie für uns untauglich.“ Das komplexe Handling zwang die Anwender, zunächst sehr viel Know-How aufzubauen, bevor sie die Software benutzen konnten; die Weiterleitung der Daten an Dritte war nicht vorgesehen. „Dazu war die Lösung auch sehr teuer.“ Also behalf sich Lothar Preis mit Emails, führte die Offene-Punke-Liste in Excel und verschickte Dokumente als Anhänge. Das war oftmals umständlich und erforderte hohen administrativen Aufwand. War jeder Mitarbeiter informiert worden und hatte alle erforderlichen Daten erhalten? Wusste jeder über seine Aufgaben und den Fortschritt des Projekts Bescheid? „Man musste aufpassen, auch tatsächlich die aktuelle Version eines Dokuments zu nutzen.“ Ein Kollege brachte dann Projectplace ins Spiel.

Die Lösung

Transparenz in allen Projektbereichen

Lothar Preis hatte übersichtliche Anforderungen an die benötigte Funktionalität. „Die zentral abgelegten Dokumente sollten versioniert werden können und der Zugriff darauf sollte je nach Anwender mit verschiedenen Rechten ausgestattet werden können.“ Als webbasierte Lösung brachte Projectplace die Grundvoraussetzung mit. Ein Internetzugang und Webbrowser genügen, und die gemeinsame Datenablage ist unabhängig vom Standort zu erreichen.
Mit ihrem Passwort loggten sich die Projektteilnehmer bequem ein, auch Externe konnten so unkompliziert eingebunden werden. Ihre Zugriffsrechte wurden vorher von Lothar Preis festgelegt, außerdem konnten die Autoren ihre Dokumente für eine weitere Bearbeitung sperren. „Das war für uns auch deshalb wichtig, weil wir neben den aktiven Mitarbeitern auch viele Interessierte hatten. Sie durften die Dokumente dann ansehen, aber nicht verändern.“ Der Prokurist konnte sein Projekt so für alle transparent gestalten. Dazu bei trug auch die Möglichkeit zur Versionierung. Die Offene-Punkte-Liste wurde zwar weiterhin in Excel geführt – „das System war bei den Mitarbeitern anerkannt“ – aber jetzt zentral gespeichert und garantiert in der aktuellen Version. Ganz nebenbei wurde so der Fortschritt des Projekts protokolliert. Eine Hilfe für die Effektivität, findet Lothar Preis. „Die Dokumentation der einzelnen Schritte hat uns auch davor bewahrt, Arbeiten doppelt zu machen. Außerdem sind die Informationen verbindlich und die Inhalte gesichert.“ Das ursprüngliche Einsatzgebiet erweiterte der Projektleiter mit der Zeit.

„Projectplace erwies sich auch für die Aufgaben- und Ressourcenplanung und für die Mitgliederverwaltung als sehr hilfreich.“ So legte er den Bereich „Sachunterlagen“ an, sozusagen die Projekt-Bibliothek mit Basis- Dokumenten wie Schulungsunterlagen oder Merklisten, während sich im Bereich „Projektmanagement“ die Dokumente des  Tagesgeschäfts fanden wie die Offene- Punkte-Liste, Einladungen, Protokolle oder Mitgliederdaten. Anfängliche Bedenken hinsichtlich der Ablage der Daten auf einem fremden Internet-Server konnten schnell aus der Welt geschafft werden. Zum einen überzeugten Lothar Preis die Sicherheitsvorkehrungen von Projectplace. „Und zum anderen entscheidet man selbst, welche Dokumente man zur Verfügung stellt. Sensible Kundendaten etwa bleiben auf unseren abgeschlossenen Firmen-Servern.“

Insgesamt hat sich der Einsatz von Projectplace für den Prokuristen bewährt. „Nicht zuletzt wegen der Transparenz gab es weni- ger Missverständnisse und dadurch weniger Zeitverzögerungen – ein handfester Nutzen.“ In der Nachbereitungsphase seines Projekts setzt er Projectplace für kleinere Aufgaben ein. „Und wenn der Rollout des Abrech- nungssystems auf Niederlassungen im Ausland ansteht, wird Projectplace sicher eine Hilfe sein.“