Gesucht: ein einfaches Tool für komplexe Projekte und Prozesse

„Was wir wollten, war eine einfache Plattform, auf der intuitiv ein gesamtes
HR-Projekt abgebildet, umgesetzt und dokumentiert werden kann“.
Karin Hohn, Geschäftsführerin, Job Ambition GmbH

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Als deutschlandweit erste HR Beratung hat sich Job Ambition darauf spezialisiert, Fach- und Führungskräfte ausschließlich über soziale Netzwerke zu rekrutieren und Personalabteilungen effizienter zu machen. Bei der Suche nach einem Management-Tool, mit dem Mitarbeiter wie Kunden ihre gemeinsamen HR-Projekte zuverlässig, transparent und innovativ umsetzen können, stößt die Personalagentur auf Projectplace und nutzt die Collaboration-Plattform seither nicht nur intern, sondern auch für Kundenprojekte.

„Projectplace erfüllt genau unsere Anforderungen und nimmt komplexen Dingen die Dramatik“,
Karin Hohn, Geschäftsführerin, Job Ambition GmbH

 Der gewissenhafte Umgang mit den Daten und Informationen von Kunden und Bewerbern sowie ein erstklassiges Projektmanagement stehen bei Job Ambition an erster Stelle. Daher nutzte das Team um Geschäftsführerin Karin Hohn schon seit der Firmengründung eine Lösung für das Bewerbermanagement, Tools zur Protokollierung der Prozesse, ein Reporting-Werkzeug und einiges mehr. „Wir konnten aber nie den gesamten Prozess in einem Tool abbilden, hatten aber den Wunsch, vor allem bei großen Projekten immer den Überblick zu haben“, sagt Karin Hohn.

„Zwar haben wir alle relevanten Daten, Informationen und Dokumente versucht, mit Excel zu verwalten; bei großen Projekten war das allerdings zu umständlich und fehleranfällig.“ Mit dem wachsenden Erfolg des Unternehmens wuchsen auch die Projekte und bald war klar: „Wir brauchen ein einfaches Tool, am besten in der Cloud, das komplexe Prozesse so abbildet, dass sie einfach zu beherrschen sind“, erzählt die Geschäftsführerin.

Social Project Management

Das QM- und Innovationsteam von Job Ambition begab sich also auf die Suche nach einer passenden Projektmanagement- und Collaboration-Lösung, mit der sich insbesondere solche Projekte erfolgreich umsetzen lassen, bei denen viele Mitarbeiter seitens des Kunden involviert sind. Ziel war es dabei, ein valides Projektmanagement auch bei komplexen Consulting-Projekten zu garantieren. Gleichzeitig sollte für die Kunden ein spürbarer Mehrwert geschaffen werden, indem die jeweiligen Projektmitglieder leicht und ohne technischen Aufwand in die jeweiligen Projekte integriert werden können.

Das gesuchte Werkzeug sollte zudem als zentrale interne Collaboration-Lösung dienen und eine Plattform bieten, über die sich Dokumente austauschen sowie versionieren lassen und auf der Projekte geplant und abgewickelt werden können. Zentrale Anforderungen waren für Job Ambition daher ein jederzeit überschaubarer Workflow, Transparenz im Ablauf und in der Darstellung der Zuständigkeiten sowie ein intelligentes Aufgabenmanagement und die Möglichkeit, die Lösung in der Cloud zu nutzen.

Wichtig war zudem, dass die neue PM-Lösung „Social Features“ aufweisen sollte. Und das nicht nur, weil Job Ambition selbst über Social Media neue Wege im Recruiting geht. Das Team um Karin Hohn ist vor allem von der Effizienz und dem Erfolg dieser neuen Kommunikationsform auch im Geschäftsalltag überzeugt und wollte auf dieser Art und Weise die Dynamik dieses jungen Segments unterstützen.

Beim Testen diverser gängiger Projektmanagement-Tools hat man bei Job Ambition schnell festgestellt, dass diese oft zu aufwändig und/oder zu kompliziert in der Anwendung sind. „Was wir wollten, war eine einfache Plattform, auf der intuitiv ein gesamtes HR-Projekt abgebildet, umgesetzt und dokumentiert werden kann“, betont Karin Hohn.

Auf gute Zusammenarbeit!

„Weil Projectplace eine ausgezeichnete Usability hat, intuitiv zu verwenden ist und wir sofort damit arbeiten konnten, haben wir uns relativ schnell dafür entschieden und sind seither mehr als zufrieden“, Karin Hohn, Geschäftsführerin, Job Ambition GmbH

Seit der Einführung von Projectplace Anfang 2013 dient die Plattform nun als eine Art Dashboard, über das alles abgewickelt werden kann: Dokumentenaustausch, Projektabwicklung, Transparenz im Ablauf, Aufgabenmanagement und vieles mehr. „Mailschlachten oder Rundmails, die keiner liest, gehören seither bei uns der Vergangenheit an“, freut sich Karin Hohn. „Wir kommunizieren in Projekten nur noch über Projectplace – und das einfacher und viel effizienter als über E-Mails. Schließlich haben wir so nun die Projektkommunikation direkt in der Projektumgebung, am passenden Ort und der richtigen Stelle. Informationen gehen so nicht mehr verloren oder im Postfach unter.“

Das gesamte Team bei Job Ambition arbeitet inzwischen mit Projectplace als Collaboration-Plattform, über die zentral kommuniziert wird. Hier erfolgen Abwicklung und Dokumentation gleichermaßen. Projektbezogen kommen zu zwei Beratern von Job Ambition etwa fünf bis sechs Personen seitens der Kunden hinzu. Dabei gab es bisher zu keiner Zeit Schwierigkeiten; auch Externe und Kunden finden sich in der Projektumgebung sofort zurecht und können aus dem Stand damit arbeiten.

Immer im Bilde

Am intensivsten arbeiten die Projektteams bei Job Ambition über die so genannte Projektübersicht. „Dort kann sich jeder sofort orientieren und erhält Informationen über den Stand der Dinge“, erzählt Karin Hohn. Auch die Abstimmung und Freigabe von Dokumenten mit Kunden erfolgt über das Dokumentenmanagement von Projectplace. Hilfreich ist dabei vor allem die Versionierung der Dokumente, die viele Mails obsolet werden lässt.

Besonders freut sich Karin Hohn über einen weiteren Effekt: „Projectplace dient uns nicht nur im Business-Alltag, sondern steigert auch die Kundenzufriedenheit. Das hilft uns ungemein. Schade, dass wir dieses tolle Werkzeug nicht schon früher kennengelernt haben.“

 

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