Kongress-Vorbereitung dank Projectplace um drei Wochen verkürzt

„Die Action Boards haben uns wirklich begeistert. Hier können Aufgaben eingestellt, aktiv zugewiesen und agil abgearbeitet werden. Das ist einfach, motiviert und alle Beteiligten wissen jeder Zeit, über den aktuellen Status Bescheid“,
Bernd Sengpiehl, Vorstandssprecher MBUF und CIO von AEG Power Solutions B.V.

Das unabhängige Microsoft Business User Forum (MBUF) ist eine Anwendervereinigung von Unternehmen, die Microsoft-Lösungen einsetzen. Jährlich veranstaltet diese Organisation einen Kongress, auf dem über Microsoft-Technologien diskutiert und Best Practices vorgestellt werden. Dieser Event, an dem mittlerweile mehr als 200 Teilnehmer partizipieren, wird ehrenamtlich von einem namhaften Vorstand organisiert.

„Nachdem sich der MBUF-Kongress mittlerweile als feste Veranstaltung etabliert hat, ist die Planung und Umsetzung eines solchen Großevents auf ehrenamtlicher Basis schon ein ziemlicher Aufwand“,
Bernd Sengpiehl, Vorstandssprecher MBUF und CIO von AEG Power Solutions.

„Bis vor zwei Jahren haben wir uns noch per Mail ausgetauscht und abgestimmt, aber spätestens dann, wenn Externe seitens der Marketing-Agentur oder des Hotels involviert waren, wurde es unübersichtlich.“

Es zeigte sich immer mehr, dass diese Vorgehensweise fehleranfällig war und große Risiken für nachhaltige Probleme bei der Kongress-Durchführung in sich barg. „Es war allen klar, dass wir so nicht weitermachen konnten: Wir wussten, dass wir diese Arbeitsweise durch eine richtige Projektstruktur ersetzen mussten“, erläutert Sengpiehl. Er war es auch, der 2012 anregte, den MBUF-Jahreskongress über Projectplace zu organisieren.

Pragmatische Projektarbeit

Von seiner Arbeit als erfolgreicher CIO bei AEG Power Solutions, kannte er bereits die zahlreichen Einsatzszenarien der SaaS-Lösung. Kurzer Hand stellte er seinen Vorstandkollegen im Microsoft Business Forum die Funktionsvielfalt von Projectplace vor und demonstrierte, wie diese Plattform konkret bei der Umsetzung des Kongresses helfen könnte.

„Das Dokumenten-Management, die Online-Meeting-Funktion und vor allem die Action Boards waren die Features, die uns interessiert haben“, erläutert er.

Weil sich alle sofort vorstellen konnten, wie vorteilhaft sich der Einsatz der Plattform auswirken würde, verzichtete man auf die Recherche von Alternativ-Lösungen und startete stattdessen unmittelbar mit der Projectplace-Nutzung.

Zunächst ging es darum, Dokumente zentral abzulegen, damit jeder problemlos darauf zugreifen kann.

„Bei den zahlreichen Freigabe-Prozessen etwa für diverse Marketingunterlagen profitieren wir sehr von der Versionierung der Dokumente“,
Bernd Sengpiehl, Vorstandssprecher MBUF und CIO von AEG Power Solutions B.V.

Außerdem nutzen er und 12 weitere Personen, die ehrenamtlich den MBUF-Kongress organisieren, Projectplace für das zentrale Aufgaben-Management.

Issue-Management mit Action Boards

Projectplace habe im positiven Sinne eingeschlagen wie eine Bombe ergänzt er: Durch die Arbeit mit den Action Boards war es möglich, Aufgaben auf zu splitten und parallel zu bearbeiten. Außerdem wurde die Koordination einfacher und das gesamte Projekt bekam eine ganze eigene, positive Dynamik.

Die Abstimmung verlaufe viel reibungsloser, Dokumenten-Freigaben seien auf einmal unproblematisch und im Bedarfsfall könne man per Knopfdruck ein Online-Meeting starten – eine Funktion, die sich vor allem in der Zusammenarbeit mit Externen als sehr hilfreich erwies, beispielsweise bei der Frage nach der Bühnengestaltung.

Professionell und effektiv

Der MBUF-Jahreskongress wurde 2013 das erste Mal ausschließlich via Projectplace geplant, umgesetzt und kontrolliert.

„Wir waren mit unseren Vorbereitungen viel früher fertig als sonst und konnten dementsprechend gelassenen auf die Veranstaltung warten“, sagt MBUF-Vorstandsprecher Sengpiehl.

Konkret bedeutete das: er und sein Team haben durch die Arbeit mit Projectplace ihren Aufwand um etwa 3 Wochen reduzieren können. So ist es auch kein Wunder, dass in der Nachbesprechung zur Veranstaltung alle grünes Licht für den weiteren Einsatz von Projectplace gegeben haben.

„Es ist schön zu sehen, dass uns dieses Tool von so großem Nutzen war, dass bei unseren „lessons learned“ überhaupt nicht mehr über dessen Einsatz diskutiert wurde, sondern wir uns gleich den bevorstehenden Aufgabenwidmen konnten“, resümiert Sengpiehl. Und schon sind die ersten Eckdaten zum Jahreskongress 2014 in das Projekt eingepflegt, die Verantwortlichkeiten abgestimmt und die Action Boards vorbereitet für den nächsten Event.