MLBC

Österreichisches Beraternetzwerk optimiert Projektmanagement mit internetbasiertem Online-Dienst

Vernetztes Spezialwissen für langfristigen Erfolg

So lautet das Credo der Michael Lana Business Consulting aus Graz. "Unser Anspruch ist es, mit Expertenwissen in spezialisierten Bereichen unsere Kunden bei der Auswahl der für sie optimalen IT-Lösungen zu unterstützen", unterstreicht Firmenchef Michael Lana die Vision. "Wir erarbeiten dazu eine maßgeschneiderte Kombination aus Training, Consulting und Coaching und achten auf eine möglichst kurze Projektlaufzeit, um die erreichten Ergebnisse schnell sichtbar zu machen."

Bei der Projektrealisierung greift MLBC dabei auf ein virtuelles Beraternetzwerk in ganz Österreich zurück. Damit steht die steirische Unternehmensberatung bei jedem Projekt vor der Herausforderung, das komplette Projektteam, das aus den Experten der MLBC, externen Beratern in ganz Österreich, sowie den Projektbeteiligten des Kunden besteht, zu koordinieren. "Im Mittelpunkt steht dabei natürlich das Informationsmanagement", bestätigt Michael Lana. "Alle Projektbeteiligten sollten möglichst zu jeder Zeit an jedem Ort Zugriff auf die aktuellsten Daten und Projektunterlagen haben." Aus diesem Grund setzt MLBC bereits seit 2002 den internetbasierten Online-Dienst Projectplace des gleichnamigen Herstellers ein. Projectplace bietet die Möglichkeit, Projekte online zu verwalten und bietet dazu eine internet-basierte Oberfläche mit umfassenden Funktionen, wie Dokumentenverwaltung, Teamkommunikation (Online-Meeting) und Offene-Punkte-Liste. Zum Zugriff auf die Projektdaten wird lediglich ein Internetzugang benötigt. "Zuerst einmal schätzen wir die Flexibilität, Projectplace projektbezogen einzusetzen", erläutert Michael Lana die Entscheidung für den Online-Dienst. "Steht ein Projekt an, wird ein Projektraum eingerichtet, die Mitglieder werden entsprechend angelegt und erhalten per email ihre Einladung mit Zugangsdaten und schon geht's los. Die Abrechnung erfolgt dann ebenfalls projektbezogen nach Anzahl der Mitglieer und Dauer des Projekts." Über Projectplace haben dann alle Projektbeteiligten – MLBC-Experten, externe Berater und Mitarbeiter des Beratungskunden – Zugriff auf die aktuellsten Dokumente und Unterlagen, im Rahmen von Online-Meetings können diese Unterlagen gemeinsam bearbeitet werden.

Für die zeitgenaue Abarbeitung der einzelnen Projektaufgaben kann ein entsprechender Workflow eingerichtet werden. Über eine Freigabefunktion können Dokumente zur Prüfung und Freigabe an das Projektteam weitergeleitet werden. Eine Versionskontrolle sorgt dafür, dass alle Mitglieder des Projektteams mit demselben, aktuellen Dokument arbeiten. Dabei können jedem Projektbeteiligten unterschiedliche Berechtigungen (Zugriff, lesen/schreiben) zugewiesen werden. Michael Lana bestätigt: "Gerade die Möglichkeit der Vergabe unterschiedlicher Berechtigungen hat sich in unserer Beratungspraxis als sehr wichtig erwiesen. Damit können Unterlagen, die Entscheidungen mit weit reichenden Folgen betreffen – z.B. bei einem Outsourcing-Projekt – auch wirklich nur dem Personenkreis zugängig gemacht werden, für den sie bestimmt sind. Das Risiko, dass diese Dokumente aufgrund allgemeiner Zugriffsrechte einem größeren Kreis zugänglich sind, besteht nicht."

Ein weiterer Vorteil des Projectplace-Einsatzes ist die Tatsache, dass die Daten zentral im Rechenzentrum des Betreibers abgelegt und verwaltet werden. Michael Lana führt aus: "Unsere Beratungskunden sind in der Regel mittelständische und große Unternehmen. Bei diesen Unternehmen wird die Frage, ob externe Berater Zugriff auf das interne Firmennetz erhalten, mit einem klaren 'Nein!' beantwortet. Damit bleibt als Option nur die Möglichkeit, die Daten an einen Dritten auszulagern." Bedenken in Bezug auf die Sicherheit und Verfügbarkeit sind bisher bei den MLBC-Kunden keine aufgetreten. "Nur in einem Fall – bei einem Kunden aus dem öffentlichen Bereich – konnten wir Projectplace nicht einsetzen. Alle anderen Beratungskunden zeigten sich hoch erfreut über die Funktionsvielfalt, Flexibilität und Verfügbarkeit des Systems", bestätigt Michael Lana

Fazit: Die Flexibilität, das System projektbezogen einzusetzen und nutzungsabhängig bezahlen zu können, die Funktionsvielfalt eines professionellen Projektmanagement-Systems und der Vorteil, dass alle Projektbeteiligten jederzeit und an jedem Ort auf ihre Daten und Unterlagen zugreifen können, haben dazu geführt, dass MLBC seit mittlerweile fünf Jahren zufriedener Projectplace-Kunde ist und den Online-Dienst sicher auch in Zukunft für seine Beratungsprojekte einsetzen wird.