Übersicht bei Multi-Projekt bei ProEvent

„Sämtliche Daten zum Projekt können wir mit Projectplace viel gebündelter und übersichtlicher darstellen. Das ist eine deutliche Arbeitserleichterung.“
- Axel Zens, Geschäftsführer ProEvent GmbH

Übersicht und Flexibilität

Das Unerwartete verwirklichen

Ob unvergessliche Veranstaltung, originelle Produktpräsentation oder witzige Promotion-Kampagne: Wenn es darum geht, etwas zum Ereignis werden zu lassen, ist die ProEvent GmbH gefragt. Die Kommunikations- und Marketing-Agentur aus Neuss organisiert seit 1994 für namhafte Kunden Events mit Leidenschaft, Liebe zum Detail und einem Höchstmaß an Professionalität.

Excel und Word, die klassischen Office-Programme, waren das übliche Werkzeug für die Projektpläne der ProEvent. Die Projektleitung listete Termine auf, Teilnehmer, Aufgaben, Zuständigkeiten, Fortschritte. Gab es Änderungen, schickte die Projektleitung die Dateien per Email an alle Beteiligten. Ihre Anmerkungen landeten wieder bei der Projektleitung, wurden eingearbeitet, und das ganze wurde wieder in die Runde geschickt. Verlangte ein Kunde eine Übersicht aller bisher gelaufenen Aktionen, bedeutete das einen halben Tag Recherche. Ein Projektmanagement-Tool musste her. Er schaute sich auf dem Markt um, testete Projectplace und war überzeugt.

Mit Projectplace hat ProEvent eine gemeinsame Plattform für alle Projekt-Teilnehmer geschaffen. „Anhänge an Emails sind damit überflüssig geworden“, sagt Axel Zens. „Jeder kann jetzt ganz einfach selbst nachschauen, was er wissen möchte“, sagt Axel Zens. Denn jeder hat seinen Rechten entsprechend Zugriff. So lassen sich problemlos auch die externen Teilnehmer und die Außendienstler einbinden. „In Projectplace führen wir die Leistungen aller zusammen, und der Kunde kann den Fortschritt direkt verfolgen.“

Für Axel Zens ist Flexibilität ein wichtiger Faktor. Sie bedeutet nicht nur den Zugriff aufs Projekt unabhängig von Büroräumen. Der Geschäftsführer schätzt auch die inhaltliche Flexibilität, die Projectplace bietet. Neun Teilbereiche hat beispielsweise das Langzeitprojekt. Mit wenigen Klicks kann Axel Zens sehen, wo es Überschneidungen gibt. „So können wir sehr flexibel auf spontane Kundenwünsche reagieren. Das kommt gut an beim Kunden, ebenso wie die schnelle Verfügbarkeit auch historischer Übersichten.” Für Axel Zens bedeutet Projectplace eine deutliche Arbeitserleichterung.