RRP Architekten + Ingenieure

Unternehmen

Schon mit ihrer Gründung im Jahr 1962 haben sich die RRP ARCHITEKTEN + INGENIEURE auf den Bau von Krankenhäusern spezialisiert. Inzwischen betreut das Architektur-Büro neben anderen Großbauten Projekte aus dem gesamten Gesundheitsbereich, in Deutschland und weltweit. Am Stammsitz in München, in den Filialen in Berlin und Singapur und in den Projektbüros in Nigeria und Lybien vereinigen die RRP ARCHITEKTEN + INGENIEURE alle Fachgebiete unter einem Dach und bieten mit rund achtzig Mitarbeitern die komplette Projektleistung aus einer Hand.

Die Anforderung

Per E-Mail und eigenem Server koordinierten die RRP ARCHITEKTEN + INGENIEURE bisher ihre Projekte. Je größer und internationaler die Aufträge wurden, um so schwieriger ließ sich das System handhaben. Planungsbüros, Bauunternehmen, Lieferfirmen, Bauherren, das Projektmanagement, verteilt über mehrere Länder – alle Beteiligten mussten eingebunden und aufeinander abgestimmt werden. „Es war das absolute Chaos“, sagt Henning Lensch. 
„Um alle über ein neues oder geändertes Dokument auf dem Server zu informieren, die es betrifft, hätten wir einen Mitarbeiter abstellen müssen. Die Kosten dafür hätten wir keinem Kunden vermitteln können.“ Für ein Großprojekt in Lybien musste eine Alternative her.

Die Lösung

„Als webbasierte Software ist die Lösung für uns sehr geeignet“, sagt Henning Lensch. Wichtig war für ihn auch die Möglichkeit, verschiedene Sprachen einstellen zu können. Jetzt lassen sich auch alle internationalen Beteiligten bequem in das Projekt einbinden.
Für Henning Lensch ist Projectplace aber mehr als eine Serverlösung. „Die Software hilft, das Projekt zu steuern ohne viel zu tun.“ Über Projectplace verteilt er die Aufgaben an die jeweiligen Verantwortlichen und gibt gleichzeitig die Zeiten für die Bearbeitung vor. Sobald ein Dokument geändert ist oder neu abgelegt wird, erhält der Projektleiter eine automatische Email. Einmal wöchentlich fasst ein Report sämtliche Aktivitäten zusammen. „Damit behalten wir unser Projekt im Überblick, auch terminlich.“ Wichtig ist Henning Lensch vor allem, jederzeit die Downloads kontrollieren zu können. „Jetzt können wir exakt nachvollziehen und notfalls nachweisen, ob Pläne heruntergeladen wurden oder nicht.“ Das gibt Rechtssicherheit. Er schätzt auch den Service, die Schnelligkeit, mit der der Leistungsumfang bei Bedarf erweitert wurde. „Das klappte reibungslos, was eigentlich nicht normal ist in der Branche.“ Vor allem aber hat Projectplace Struktur in das kommunikative Chaos gebracht und den Projektleitern Luft für ihre eigentlichen Aufgaben verschafft. „Wir brauchen nur noch halb so viel Zeit für administrative Aufgaben.“

» Referenzbericht RRP Architekten + Ingenieure