Staples Deutschland GmbH & Co. KG

Das Unternehmen

Staples ist die größte Büromarktkette der Welt, mit fast 2.200 Filialen in 27 Ländern auf fünf Kontinenten. Rund 91.000 Mitarbeiter weltweit erwirtschaften jährlich einen Gesamtumsatz von 23 Milliarden US-Dollar. Im Juli 2008 übernahm Staples die Firma Corporate Express, Marktführer in Deutschland bei der Belieferung von grossen und mittleren Unternehmen mit Büro- und Betriebsmitteln.

Die Anforderung

Gemeinsam mit den Kunden legt Staples Advantage die Auswahl fest. „Wir nehmen die Artikel in unser Sortiment und den Shop auf, sodass auch ganz einfach nachbestellt werden kann“, erläutert Christoph Braun, als stellvertretender Leiter und Vertriebsverantwortlicher des Geschäftsbereiches Forms+Print. Das bedeutet vor allem den Transfer von Stammdaten. Dafür wurden zunächst Excel-Listen genutzt. Meilensteine wurden darin definiert und die Daten in die benötigte Form gebracht. Nicht selten waren mehrere Mitarbeiter beteiligt, die Dokumente wurden per Email hin und her geschickt, bis die Daten schließlich übereinstimmten und verwendet werden konnten. „Auf diesem Weg war es schwer, einen einheitlichen Dokumentenstand herzustellen.“

Die Lösung

Staples Advantage prüfte verschiedene Software-Lösungen. „Bei Projectplace haben wir gefunden, was wir suchten: die von uns benötigten Features und ein überzeugendes Preis- Leistungsverhältnis“, sagt Christoph Braun. Jetzt setzt der Vertriebsleiter schon in der Planungsphase auf die Unterstützung der Software. Für die beiden großen Kundengruppen der Abteilung wurde jeweils eine Projektvorlage angelegt, in der die einzelnen Schritte typischer Projekte genau festgehalten sind. „Hier konnten wir unsere Erfahrungen detailliert einbringen und sind mit diesem Leitfaden deutlich schneller geworden: Haben wir etwa für eine Umlagerung früher acht Wochen gebraucht, reichen nun vier.“ Gemeinsam mit dem Kunden werden die Einzelheiten besprochen und die Termine und Verantwortlichkeiten im Projektplan festgehehalten. Im Dokumentenarchiv sind verschiedene Bereiche eingerichtet und alle relevanten Dateien hinterlegt. Die Sperrfunktion verhindert, dass zwei Teilnehmer gleichzeitig ein Dokument verarbeiten. Quasi nebenbei wird das Projekt lückenlos dokumentiert. „Wir haben so immer verlässliche Informationen und die Gewissheit, dass Änderungen jeden erreichen“, sagt Christoph Braun.  Als Projektleiter ist er für die Koordination zuständig, pflegt den Projektplan und achtet auf die Einhaltung der Termine. „Die Erinnerungsfunktion ist da sehr praktisch.“ Und auch nach außen zeigt der Einsatz von Projectplace Wirkung. „Von unseren Kunden bekommen wir durchweg positive Rückmeldungen, sie sprechen uns eine hohe Kompetenz und Professionalität zu.“

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