Symrise GmbH & Co. KG

„Mit Projectplace können die Projektteilnehmer jederzeit und von überall auf die Daten und Informationen zugreifen. Das erspart uns lästige Wartezeiten und garantiert stets die Aktualität der Dokumente“,
sagt Michael Heine.

Das Unternehmen

Symrise ist ein globaler Anbieter von Duft- undGeschmackstoffen sowie kosmetischenGrund- und Wirkstoffen für die Parfümerie-,Kosmetik- und Lebensmittelindustrie.Das Unternehmen zu den Top 4 im globalenMarkt der Düfte und Aromen. Die innovativenProdukte werden von Parfum-, Kosmetik-und Nahrungsmittelherstellern eingesetztund sind aus dem täglichen Lebennicht mehr wegzudenken.

Das Unternehmen mit Sitz in Holzmindenist in mehr als 35 Ländern in Europa, Asien,den USA sowie in Südamerika vertreten.Ihre Arbeit miteinander zu koordinieren unddabei gleichzeitig die Sicherheit der jeweiligenNetzwerke zu garantieren gehört zu denständigen Herausforderungen des globalagierenden Unternehmens.

Die Anforderung

Um die Prozesse innerhalb des Unternehmensüber die Standortgrenzen hinauszu optimieren, führt die Symrise GmbH &Co KG ein einheitliches ERP-System aufBasis SAP ERP in den Niederlassungenein.

Michael Heine begleitet die Inbetriebnahmenals Projektleiter und wird hierbei durchKollegen aus dem Stammhaus und denRegionen unterstützt. Ein Problem war diegroße Menge an Projektdokumentationen,die das Team untereinander austauschenmuss. Lokale Netzwerkstrukturen warenden Anforderungen nicht immer gewachsen,zudem spielten die Sicherheitsaspekte undZugriffsrechte eine Rolle. So standen dieDaten nicht immer zeitnah zur Verfügung,was zu Verzögerungen führte. Das Projektteamsuchte nach einem Tool, das ihm ohneNetzwerkbeschränkungen eine Plattformfür den Austausch von Daten und Informationenbieten konnte.

Die Lösung

Durch die einfache Bedienbarkeit haben sich die Projektmitarbeiter schnell in die Software eingefunden. Sämtliche Dokumente werden in Projectplace gespeichert, die lokale Datenablage entfällt. Der Projectplace-Server stellt Dokumente jedem Berechtigten in der aktuellsten Version zur Verfügung und garantiert so die Aktualität der Daten. Die Teilnehmer arbeiten stets mit der richtigen Version und müssen keine Zeit darauf verwenden, obsolete Dokumente zu überarbeiten. Wird eine Datei von einem Mitarbeiter genutzt, kann sie für die andere gesperrt werden.

Die Historien und unterschiedlichen Versionen der Dokumente lassen sich ebenso nachvollziehen wie wer welche Änderungen vorgenommen hat, Aufgaben lassen sich leicht delegieren und der Überblick bleibt gewahrt. Durch Review-Prozesse ist sichergestellt, dass alle Beteiligtenrelevante Dokumente zur Verfügung gestellt bekommen und ihre Empfehlungen abgeben. Verbindliche Terminvorgaben und Aufgaben sorgen dafür, dass die Zeitpläneeingehalten und Schritte nicht übersprungen werden.

» Referenzbericht Symrise